Contrôle urssaf : Tout sur le déroulement

Employeurs, indépendants, professions libérales, particuliers employeurs ; toutes les personnes qui cotisent et, contribuent à la sécurité sociale et l'assurance-chômage (ARE), auprès de l'urssaf, RSI, CGSS, du centre national Cesu ou du centre national Pajemploi, sont donc susceptibles d'être soumis à un contrôle URSSAF durant son activité. Cette procédure est réalisée par un inspecteur de l'URSSAF afin de vérifier la conformité des déclarations, délais et montants mais, encore en cas de soupçon de travail dissimulé.

A ce titre, un contrôle peut intervenir à tout moment de la vie de l’employeur ou de l’activité professionnelle du travailleur indépendant.

Nous vous présentons, de façon synthétique, les modalités de déroulement d’un contrôle URSSAF ainsi que les droits et les garanties dont vous bénéficiez tout au long de cette procédure.


SOMMAIRE

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Le contrôle sur place

Qui contrôle ?

Cette procédure est réalisée par un ou plusieurs « agents de contrôle » plus communément appelés « inspecteurs » ou « contrôleurs » URSSAF selon la taille de l’entreprise contrôlée. Ils peuvent être accompagnés par un inspecteur stagiaire ou toute autre personne placée sous leur responsabilité. Ils sont titulaires d’une carte professionnelle, preuve de leur qualité, carte dont vous pouvez obtenir la présentation lors du contrôle.

Comment êtes-vous informé du contrôle urssaf ?

L’avis de contrôle est la première étape du déroulement d'un contrôle. Si l'URSSAF décide de vérifier vos déclarations, un courrier (LRAR) que l'on nomme "avis de contrôle", est transmis au minimum 15 jours avant la date de la première visite de l’inspecteur.

  • Les coordonnées de l’inspecteur
  • La date et l’heure de début du contrôle
  • La période contrôlée
  • La liste des documents à mettre à disposition
  • Le lien internet permettant de consulter et de télécharger la Charte du cotisant contrôlé
  • La possibilité de se faire assister par un conseil de votre choix.

Sauf précision contraire, cet avis vaut pour l’ensemble de vos établissements et l’ensemble de vos cotisations sociales. Le cas échéant, cet avis de contrôle concerne également les déclarations pour lesquelles l’organisme du recouvrement a compétence ou délégation en matière de contrôle (Agessa, Maison des artistes, Guso,...).

Quels sont les documents demandés et sous quel format ?

L'agent chargé du redressement urssaf peut demander que les documents à consulter lui soient présentés selon un classement nécessaire au contrôle dont il vous aura préalablement informé.
L’avis de contrôle fait souvent référence à une liste non exhaustive de documents qui varie en fonction de la taille de l’entreprise et du secteur d’activité de la personne contrôlée.

Voici une liste indicative :

  • Livres, fiches individuelles et bulletins de paie
  • DADS et Tableaux récapitulatifs annuels
  • Déclarations de l'année en cours
  • Certificat de validation N4DS
  • Convention collective applicable dans l'entreprise
  • Registre unique du personnel
  • Contrats de travail ouvrant droit à une exonération de cotisations…
  • Balances générales, bilans et comptes de résultats
  • Livres de comptabilité et pièces comptables
  • DADS des 3 dernières années
  • Pièces justificatives de frais de déplacements
  • Comptabilité du Comité d'entreprise
  • Déclarations fiscales et sociales des revenus professionnels des 4 dernières années
  • Justifications des déductions provenant d'autres activités indépendantes
  • Compte administratif et pièces comptables…
  • Extrait d'inscription au registre du commerce (Kbis) et/ou au répertoire des métiers
  • Statuts et registres des délibérations
  • Contrats et accords liés à l'épargne salariale (participation, intéressement, PEE, PPESV, etc.)
  • Rapports du Commissaire aux comptes
  • Conclusions du dernier contrôle fiscal
  • Décision éventuelle de Pôle emploi (ex ASSEDIC/GARP) sur la participation au régime d'assurance…

Qui peut être auditionné ?

L’inspecteur URSSAF peut interroger les personnes rémunérées, notamment pour connaître leurs nom et adresse ainsi que la nature des activités exercées et le montant des rémunérations y afférentes, y compris les avantages en nature.
L'accès au support informatique est aussi une obligation sous peine d'encourir des poursuites pénales pour entrave au contrôle urssaf. Les investigations sur support dématérialisé sont encadrées juridiquement.

Quelle est la durée de l'inspection dans les TPE ?

Les contrôles visant les entreprises employant moins de dix salariés ou les travailleurs indépendants ne peuvent s’étendre sur une période supérieure à trois mois. Cette période peut être prorogée une fois.
Cette limitation de la durée du contrôle urssaf n’est pas applicable lorsqu’est établie au cours de cette période une situation de travail dissimulé, d’obstacle à contrôle ou d’abus de droit ainsi qu’en cas de constat d’une comptabilité insuffisante ou d’une documentation inexploitable. Elle n’est pas non plus appliquée lorsque la personne contrôlée appartient à un groupe dont l’effectif est égal ou supérieur à dix salariés.

Qui est présent lors du contrôle ?

Le contrôle est une occasion d’échanges et de dialogue avec l’inspecteur, c’est pourquoi votre présence est importante et souhaitée tout au long de la procédure.
Vous avez la possibilité de vous faire assister d’un conseil de votre choix (Avocats, Expert-comptable, Consultant…) qui vous aidera lors du contrôle ou vous représentera auprès de l’inspecteur.

Où se déroule le contrôle ?

Le contrôle se déroule généralement dans les locaux de votre entreprise ou sur les lieux de votre activité professionnelle. L’inspecteur pourra vous proposer que la vérification se déroule chez votre expert-comptable.

Sur quelle période porte le contrôle urssaf ?

En règle générale, les cotisations et contributions sociales se prescrivent par trois ans à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues. Pour les travailleurs indépendants, cette durée s’apprécie à compter du 30 juin de l’année qui suit l’année au titre de laquelle elles sont dues.

À titre d’exemple, un contrôle réalisé en 2018 portera sur les années 2017, 2016 et 2015 pour les entreprises qui emploient des salariés.
Pour les travailleurs indépendants si le contrôle urssaf est réalisé avant le 30 juin 2018, il portera sur les exercices 2016, 2015 et 2014, s’il est réalisé après le 30 juin il portera alors sur les exercices 2017, 2016 et 2015.
En cas de constatation d’une infraction de travail illégal, ce délai de prescription est de cinq ans.

Comment se déroule le contrôle ?

Le contrôle repose sur un dialogue permanent entre vous et l’inspecteur URSSAF et l’exploitation de l’ensemble des informations mises à sa disposition. Il est important d’assurer un bon accueil à l’inspecteur Urssaf en lui mettant notamment à disposition (dans la mesure du possible) une pièce dédiée.

Qu’est que l’échantillonnage et l’extrapolation ?

Afin de réduire la durée du contrôle dans votre entreprise et alléger les contraintes liées à la fourniture de très nombreuses pièces justificatives, l’inspecteur du recouvrement peut vous proposer d’utiliser des méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation. S’il envisage d’utiliser ces méthodes, il doit vous indiquer, au moins 15 jours avant leur mise en œuvre, les modalités pratiques de cette méthodologie.

Le contrôle sur Pièces

Qui contrôle ?

Un contrôleur (ou inspecteur) du recouvrement réalise le contrôle.

Comment êtes-vous informé du contrôle ?

L’URSSAF vous adresse préalablement un avis de contrôle par tout moyen permettant de rapporter la preuve de la date de sa réception.
Cet avis mentionne une liste de documents et d’informations nécessaires à l’exercice du contrôle et précise la date limite de mise à disposition. Ces documents pourront être communiqués sous forme papier ou dématérialisée.

Où se déroule le contrôle ?

Les opérations de vérification s’effectuent dans les locaux de l’organisme de recouvrement.

Sur quelles périodes porte le contrôle ?

Comme pour le contrôle sur place, la période contrôlée porte sur 3 ans à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues. En cas de constatation d’une infraction de travail illégal, ce délai de prescription est de cinq ans.

Comment se déroule le contrôle ?

Le contrôle s’effectue à partir des éléments dont dispose l'URSSAF et de ceux demandés pour le contrôle.
Toutefois des documents et/ou informations complémentaires nécessaires à la réalisation du contrôle peuvent vous être demandés par échanges écrits, téléphoniques ou électroniques, notamment en ce qui concerne certaines factures et les justificatifs de frais…

En cas d’absence de transmission des éléments demandés ou lorsque l’examen des pièces nécessite d’autres investigations, vous êtes informé que le contrôle urssaf sera poursuivi sous la forme d’un contrôle sur place et serez ultérieurement contacté par un inspecteur du recouvrement.
Un courrier vous sera alors adressé pour vous informer de la date de passage.

Taxation forfaitaire des cotisations et Obstacle à contrôle : des situations à éviter ?

Fixation forfaitaire des cotisations :

L’agent chargé du contrôle peut fixer forfaitairement, par tout moyen d’estimation probant, le montant de l’assiette des cotisations et contributions sociales dans les cas suivants :

  • Lorsque votre comptabilité ne permet pas d’établir le chiffre exact des rémunérations des salariés de votre entreprise, ou de vos revenus, servant de base au calcul des cotisations dues,
  • Lorsque vous ne mettez pas à disposition les documents ou justificatifs nécessaires à la réalisation du contrôle,
  • Lorsque leur présentation n’en permet pas l’exploitation.

À défaut de la production d’éléments contraires probants, l’assiette fixée par l‘agent chargé du contrôle sera retenue pour le calcul définitif des cotisations dues.

Obstacle à contrôle :

L’obstacle à contrôle est caractérisé par des actions ou omissions ayant pour objet de faire obstacle ou de se soustraire aux opérations de contrôle exercées par les agents, quel que soit leur cadre d’action, consistant notamment à refuser l’accès à des lieux professionnels, à refuser de communiquer une information formellement sollicitée, quel qu’en soit le support, y compris dématérialisé, à ne pas répondre ou à apporter une réponse fausse, incomplète ou abusivement tardive à toute demande de pièce justificative, d’information, d’accès à une information, ou à ne pas répondre à une convocation, dès lors que la sollicitation, demande ou convocation est nécessaire à l’exercice du contrôle. Le fait de faire obstacle à l’accomplissement des fonctions des agents chargés du contrôle entraîne l’application par le directeur de l’organisme concerné d’une pénalité financière. Le plafond maximum du montant de cette dernière varie en fonction notamment de la catégorie de cotisant : 3750 € pour un particulier employeur, 7500 € pour un travailleur indépendant et 7500€ par salarié limité à 750 000 € par employeur autre que particulier-employeur.

Après le contrôle

Que se passe-t-il à l’issue des opérations de contrôle ?

Le contrôle est une procédure contradictoire qui assure la garantie de vos droits.

Ainsi, la communication des observations du contrôleur ou de l’inspecteur du recouvrement constitue une formalité qui doit impérativement être respectée sous peine de nullité des opérations de contrôle (vice de procédure).

  • Au constat d’une bonne application des législations (environ 34% des contrôles sur place)
  • À des observations pour l’avenir (de plus en plus fréquent);
  • À des régularisations de cotisations et/ou de contributions, en votre faveur ou en faveur des organismes de sécurité sociale (environ 66% des contrôles sur place).

Que doit contenir la lettre d’observations contrôleur urssaf ?

  • L’objet du contrôle ;
  • Les documents consultés
  • La période vérifiée
  • La date de la fin du contrôle
  • La mention du délai de 30 jours dont vous disposez pour faire part de vos remarques
  • La mention selon laquelle vous pouvez vous faire assister d’un conseil de votre choix pour répondre aux observations de l’agent chargé du contrôle
  • La mention éventuelle, de la constatation par l’agent chargé du contrôle de l’application de majorations de redressement dues en cas de travail dissimulé, ainsi que, contresignée par le directeur de l’organisme, de l’absence de mise en conformité suite à un précédent contrôle et de l’abus de droit.
  • En cas de régularisation (redressement), le document indique les observations faites au cours du contrôle, motivées par chef de redressement, le montant des assiettes, des redressements envisagés et leur mode de calcul, ainsi que les éventuelles majorations et pénalités liées à ces redressements.

Quel délai pour répondre à une lettre d’observations URSSAF ?

Vous disposez d’un délai de 30 jours pour faire part de vos remarques, de précisions ou compléments que vous jugerez nécessaires comme la proposition d’ajouts dans la liste des documents consultés, d’éléments nouveaux, ou de votre éventuel désaccord à l’inspecteur du recouvrement.

Pour ce faire, vous avez la faculté de vous faire assister par un conseil de votre choix (Avocats, Expert-comptable, Consultant, Juriste…).

Si votre réponse parvient avant la fin du délai imparti (30 jours), l’inspecteur du recouvrement est tenu de répondre. Il devra vous apporter des précisions motivées au regard de chaque observation exprimée de manière circonstanciée.

Le document transmis énoncera par motif de redressement pour lesquels vous avez formulé des observations, les montants qui, le cas échéant, ne sont pas retenus ainsi que les redressements qui demeurent envisagés totalement ou partiellement. Cette réponse de l’agent chargé du contrôle qui n’ouvre pas droit à un nouveau délai contradictoire devra vous être transmise avant l’envoi de la mise en demeure éventuelle.

À l’issue du délai de 30 jours et après la réponse aux observations que vous aurez formulées le cas échéant, vous recevrez de la part de l’organisme chargé du recouvrement :

  • Dans le cas d’observations sans régularisation (redressement), la décision de l’organisme de recouvrement confirmant sa position et à laquelle vous devrez vous conformer à l’avenir ;
  • En cas de sommes à payer, un document adressé par lettre recommandée avec accusé de réception intitulé mise en demeure, dans lequel seront mentionnés au titre des différentes périodes annuelles contrôlées, les montants définitivement arrêtés, les références et les dates de la lettre d’observations initiale ainsi que, le cas échéant, celles du dernier courrier établi par l’agent chargé du contrôle;
  • En cas de solde créditeur (remboursement URSSAF) résultant de l’ensemble des points examinés, une notification de crédit vous sera adressée.

Quelles sont les éventuelles majorations de redressement ?

Si vous n’avez pas pris en compte les observations notifiées lors d’un précédent contrôle, y compris si ces observations n’avaient pas donné lieu à redressement, la part du montant du redressement résultant du manquement précédemment constaté est majorée de 10 %.

10%
Le montant du redressement mis en recouvrement à l’issue du contrôle urssaf sera majoré de 25 % en cas de constat d’une infraction de travail dissimulé, Majoration portée à 40 % si cette infraction est commise :
- À l’égard de plusieurs personnes,
- Par l’emploi dissimulé d’un mineur soumis à l’obligation scolaire,
- À l’égard d’une personne dont la vulnérabilité ou l’état de dépendance sont apparents ou connus de l’auteur,
- En bande organisée.

25%

Travail dissimulé

40%

Si circonstances aggravées
Le constat d’un abus de droit entraîne l’application d’une pénalité égale à 20% du redressement


20%

À qui et quand devez-vous payer ?

Afin de régulariser votre situation, vous devez régler dans le mois qui suit la réception de la mise en demeure à l’URSSAF les sommes réclamées auxquelles s’ajouteront les majorations de retard.

Quel est le montant des majorations de retard ? Peuvent-elles faire l’objet d’une remise ?

Une majoration de retard initiale de 5 % des cotisations redressées sera appliquée.

Une majoration complémentaire de 0,4 % par mois ou fraction de mois, sera également décomptée à partir du 1er février de l’année qui suit celle au titre de laquelle les régularisations sont effectuées jusqu’à complet paiement des sommes dues.

Si vous avez des difficultés financières ou de trésorerie pour régler les sommes demandées et sous réserve d’avoir réglé la part salariale des cotisations, vous pouvez solliciter des délais de paiement par une lettre motivée adressée au directeur de l’organisme.

En l’absence de règlement, l’organisme est en droit de décerner une contrainte par lettre recommandée avec accusé de réception ou de vous la signifier par acte d’huissier de justice. Vous disposerez alors d’un délai de 15 jours pour former opposition motivée auprès du Tribunal des affaires de sécurité sociale.

Après avoir réglé la totalité des cotisations notifiées suite à contrôle, vous pouvez formuler une demande de remise gracieuse de la majoration de 5%, à l’exception de celle afférente aux rémunérations réintégrées à la suite du constat de l’infraction de travail dissimulé.

Quels sont les effets du contrôle urssaf ?

Sur une période déjà contrôlée

Sur des pratiques déjà vérifiées

Quelles sont les voies de recours contre la décision de l’organisme de sécurité sociale ?

Avant tout contentieux, faut-il saisir la commission de recours amiable ?

La saisine de la commission de recours amiable est un préalable obligatoire à toute procédure devant les tribunaux judiciaires. Un accusé de réception de votre demande vous sera adressé. Cette procédure est gratuite. Elle ne prévoit pas que vous soyez présent ou représenté lors de l’examen de votre dossier devant la commission. En cas de contestation, vous n’êtes pas tenu de procéder préalablement au règlement des sommes réclamées. Mais dans ce cas, le recours n’interrompt pas le cours des majorations de retard dont le calcul n’est définitivement arrêté qu’après complet paiement des cotisations et contributions dues. La décision de la commission de recours amiable, détaille par motif de redressement, les montants qui, le cas échéant, sont annulés et ceux dont vous restez redevable au titre de la mise en demeure précédemment reçue. Elle indique également les délais et les voies de recours. Vous pouvez contester la décision de la commission de recours amiable devant le Tribunal des affaires de sécurité sociale dans le délai de deux mois à compter de sa réception. Au-delà, cette décision est définitive.

Si la commission de recours amiable ne vous a pas répondu dans le délai de 30 jours qui suit la réception de votre demande, vous pouvez attendre la décision de la commission ou considérer votre demande comme rejetée (décision de rejet implicite) et saisir directement le Tribunal des affaires de sécurité sociale. Dans ce dernier cas, si la décision explicite de la commission vous parvient avant le prononcé du jugement, vous n’avez pas à saisir une nouvelle fois le tribunal si vous n’êtes pas d’accord avec cette décision.

Que faire si vous êtes confronté à des interprétations divergentes de plusieurs URSSAF ?

Si vous relevez de plusieurs organismes du recouvrement et que vous êtes confronté à des interprétations contradictoires concernant l’application de la législation de sécurité sociale, dans un ou plusieurs de vos établissements présentant une même situation au regard d’un même dispositif juridique, vous pouvez solliciter l’intervention de l’ACOSS (Agence centrale des organismes de sécurité sociale) qui prendra une position sur le point de législation soulevé.

Cette position s’imposera aux organismes du recouvrement concernés.